Was ist ein SEPA-Mandat?
Ein SEPA-Mandat benötigen Sie für den Einzug einer SEPA-Lastschrift. Auf diesem bestätigt der Zahlungspflichtige per Unterschrift, dass Sie sein Konto belasten dürfen.
Ein SEPA-Lastschriftmandat enthält u. a. die folgenden Informationen:
-
Gläubiger-ID (stellt die Bundesbank auf Antrag aus)
-
Eindeutige Mandatsreferenz
Anwendungsbeispiel für ein SEPA-Mandat
Stadtwerke ziehen die Abschläge für die Stromkosten per Lastschrift ein. Dazu benötigt die Verwaltung eine schriftliche Erlaubnis von ihren Kunden. Das ist das SEPA-Mandat. Auf diesem wird der Abbuchung der monatlichen Stromrechnung und dem Abbuchungszeitpunkt (beispielsweise zum 15. jeden Monats) zugestimmt.
Varianten des SEPA-Mandats
Grundsätzlich unterscheidet man bei SEPA zwischen Einzelmandaten und Mehrfachmandaten:
- Ein Einzelmandat, auch Einfachlastschrift genannt, ist nur für einen Vorgang gültig. Hierbei kann es sich beispielsweise um eine einmalige Zahlung für eine Ware handeln. Wird es innerhalb von 36 Monaten nach Erteilung nicht genutzt, gilt es als erloschen. Einzelmandate werden beispielsweise in Offline-Bezahlsystemen verwendet.
- Ein Mehrfachmandat gilt so lange, bis es widerrufen wird. Auch hier gilt: Das Mandat muss binnen 36 Monaten nach Erteilung genutzt werden, ansonsten erlischt es. Das Mehrfachmandat kann für viele SEPA-Lastschriften genutzt werden.
Darüber hinaus wird zwischen Basislastschriften und Firmenlastschriften unterschieden. Eine Firmenlastschrift ist auf den Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen ausgelegt und darf somit nur im B2B- Bereich eingesetzt werden. Die Basislastschrift hingegen kommt im Zahlungsverkehr zwischen Firmen und privaten Verbrauchern zum Einsatz.
SEPA-Zahlungen einfach digital abwickeln
Ob bei Lastschriften oder wiederkehrenden Sammelzahlungen: SEPA-Mandate haben viele verschiedene Einsatzszenarien. Damit Arbeitsprozesse aber erst richtig agil werden können, braucht es ein effizientes und leicht verständliches Tool.
Mit SEPA-Transfer verfolgen wir das Ziel, eine Banking-Software zu bieten, die auf die Hauptanwendungsfälle von Zahlungen zugeschnitten ist. SEPA-Transfer bleibt schlank, benutzerfreundlich und vor allem kostengünstig.
Transkription anzeigen
[On Screen: Intro: das Logo von SEPA-Transfer mit dem Slogan „SEPA-Zahlungen automatisieren und Zeit für wichtige Arbeit sparen“.]
Ein hohes Aufkommen an SEPA-Zahlungen ohne viel Schnickschnack managen? SEPA-Transfer ist Ihr Banking-Tool mit Fokus auf die wirklich wichtigen Funktionen.
SEPA-Überweisungen können regelmäßig anfallen. Müssen Sie einmal im Monat eine Rechnung an denselben Lieferanten schicken, verändert sich möglicherweise nur der Betrag und der Verwendungszweck – die IBAN bleibt dieselbe. SEPA-Transfer ermöglicht eine bequeme und sichere Überweisung über die Benutzeroberfläche: Die Überweisung wird in einer Vorlage gespeichert; zur nächsten Zahlung müssen Sie die Vorlage nur noch laden und den Betrag und Verwendungszweck anpassen. Das erspart enorm Zeit.
[On Screen: „Praktische Vorlagen“: ein Buchungsformular mit Empfänger, IBAN, BIC, Betrag, Verwendungszweck, Ausführungstermin und SEPA Purpose Code, das als Vorlage gespeichert und wieder geladen wird.]
Organisieren Sie Ihre Zahlungsdaten in Excel-Tabellen, in einer CSV- oder SEPA-XML-Datei. Importieren Sie die Daten ganz einfach als Stapel nach SEPA-Transfer. Klicken Sie dazu auf „Import/Export“ und hier auf den Importassistenten. Wählen Sie Ihren Dateityp und Buchungstyp.
[On Screen: Der SEPA-Transfer-Importassistent mit Auswahl des Buchungstyps (Überweisungsaufträge oder SEPA-Lastschriften).]
SEPA-Transfer unterstützt sowohl SEPA-Überweisungen als auch SEPA-Lastschriften, einzeln und im Bündel. Möchten Sie zum Monatsende zum Beispiel Gehälter an alle Ihre Mitarbeiter auszahlen, geht das mit SEPA-Transfer extrem schnell. Wählen Sie „Überweisungsaufträge“ und stellen Sie die richtige Zeilenzuordnung sicher. SEPA-Transfer erkennt die Spalten direkt und ordnet sie richtig in der Überweisung zu.
[On Screen: Die Spaltenzuordnung ordnet die Excel-Spalten den SEPA-Feldern zu (u. a. Empfänger, IBAN, Betrag, Verwendungszweck, Ausführungsdatum), mit Datenvorschau.]
Nach dem Import sehen Sie alle offenen Überweisungen in einer Liste. Sie können auch SEPA-Lastschriften als Stapel einlesen, zum Beispiel, um als Kassenwart eines Fördervereins die Förderbeiträge regelmäßig einzuziehen. Importieren Sie Ihre Zahlungsdaten und wählen Sie dann „SEPA-Lastschrift“. Die Mandatsreferenz identifiziert das SEPA-Mandat eindeutig; SEPA-Transfer kann diese ebenfalls importieren oder automatisch erstellen. Schließen Sie den Import ab, und Sie sehen alle Buchungen in gewohnter Ansicht.
[On Screen: Der Assistent „Verarbeitung ungültiger Buchungen“ sowie die Verwaltung von Mandatsreferenzen bzw. SEPA-Mandaten.]
Leiten Sie mit SEPA-Transfer Buchungen praktisch an Ihre Bank weiter, und zwar HBCI- bzw. FinTS-konform. Klicken Sie auf „Buchungen senden“ und wählen Sie die offenen Buchungen aus, die Sie senden möchten. Geben Sie Ihren PIN ein. SEPA-Transfer unterstützt mehrere TAN-Verfahren – neben dem klassischen TAN-Verfahren per Liste auch iTAN, mobileTAN, smartTAN bzw. chipTAN. Danach nur noch abschicken.
[On Screen: „Sicheres Online-Banking“: der Online-Banking-Dialog (HBCI/FinTS) mit PIN- und TAN-Eingabe und der Bestätigung „Onlinebanking erfolgreich“.]
Rufen Sie in SEPA-Transfer Ihr Konto auf. Hier können Sie in einer übersichtlichen Liste die Zeiträume eingrenzen. Sind Sie auf der Suche nach ungewöhnlich hohen Beträgen, können Sie nach Buchungen filtern, die zum Beispiel mehr als 500 Euro betragen. So haben Sie Ihre Zahlungen übersichtlich im Blick.
[On Screen: „Smart Verwalten“: eine Liste der Kontoumsätze mit Filtern nach Zeitraum und Betrag zum Auffinden von Unregelmäßigkeiten.]
Möchten Sie die Kontoumsätze der letzten Woche Ihrem Steuerberater zugänglich machen? Exportieren Sie die Daten ganz einfach als PDF oder drucken Sie diese direkt über die Oberfläche aus.
Wie können Sie SEPA-Transfer für Ihre Zahlungen nutzen? Probieren Sie es doch aus – mit unserer 30-tägigen Testversion.
[On Screen: Abschlussbildschirm mit dem SEPA-Transfer-Logo und der Adresse www.jam-software.com.]
Das sind die beliebtesten Einsatzszenarien von SEPA-Transfer:
Aus SEPA-Mandaten Lastschriften erzeugen
Ein SEPA-Mandat ist nichts anderes als die schriftliche Erlaubnis des Zahlungspflichtigen, Beträge von seinem Konto abzuziehen. Möchte beispielsweise der Kassenwart eines Fördervereins die jährlichen Förderbeträge einziehen, so muss er das Mandat zunächst in eine SEPA-Lastschrift umwandeln.
Unser anwenderorientiertes Tool SEPA-Transfer ist genau für diesen Anwendungsfall ausgelegt. Neben der Mandatsreferenz können die Zahlungsdaten wie Name des Zahlungspflichtigen, Kontonummer (IBAN), Betrag und auch Verwendungszweck digital hinterlegt werden. Hierfür eignet sich besonders ein bequemer Import aus einer Excel-Liste. Sind alle Zahlungsdaten digital hinterlegt, kann der Kassenwart entsprechendes Lastschriftmandat erzeugen und auf dieses drucken zu lassen. Alternativ unterstützt SEPA-Transfer natürlich auch das digitale Weiterleiten der Lastschrift an die Bank.
Wiederkehrende Zahlungsprozesse automatisieren
SEPA-Mandate werden besonders relevant, wenn bestimmte Zahlungen in regelmäßigen Abständen wiederkehren. Zum Beispiel werden sowohl Mitgliedsgebühren als auch Gehälter monatlich fällig - gerade in kleineren Unternehmen und Organisationen lohnt sich hierfür keine umfangreiche und teure Banking-Software, weswegen der SEPA-Prozess dann händisch abläuft. Dabei kann es mit SEPA-Mandaten auch viel bequemer vonstattengehen.
Ein cleverer digitaler Prozess schafft hier Abhilfe: SEPA-Transfer speichert getätigte Zahlungen ab, sodass sie bei der nächsten Zahlung einfach wieder abgerufen werden können. Die wichtige Mandantsreferenz, Name, Kontoverbindung und Betrag werden also automatisch wieder in der Maske eingetragen. Besonders praktisch für Sammelüberweisungen.
Wir haben unseren hauseigenen Kantinenprozess mithilfe von SEPA-Transfer automatisiert. Wie wir das gemacht haben, zeigen wir auf unserem Blog. Schauen Sie doch mal rein!
Lastschriftmandate einfach ausdrucken
SEPA-Transfer bietet Ihnen sofort einsatzbereite Druckvorlagen aller benötigten Formulare. Dabei enthalten die Formulare von Ihnen hinterlegte Daten und werden mit einem Klick zu einem komplett ausgefüllten SEPA-Lastschriftmandat. Dieses können Sie problemlos auf jedem Drucker versandfertig ausdrucken.
Möchten Sie die Mustervorlage stattdessen lieber per Hand ausfüllen? Nutzen Sie unser gratis Blanko-Formular für das SEPA-Lastschriftverfahren.
Kostenlos ausprobieren
Suchen Sie nach einem Tool für Ihre SEPA-Zahlungen?
SEPA-Transfer Small Business Edition
